“Le télétravail sera la norme en 2020”, assure Nathalie Olivier, consultante pour Orsys formation. “Pourtant, prévient-elle, tout le monde n’est pas fait pour ça. Il faut être très organisé, communiquer avec ses clients et ne se faire happer ni par le côté “télé” ni par le côté “travail”.” Car mener son activité à distance, ce n’est pas seulement bosser chez soi, mais aussi en déplacement, dans le train, dans des espaces de coworking, etc., avec les risques que cela comporte (vol, perte d’informations…). Donc, pensez sécurité. “Protéger ses données dans le cloud n’est pas idéal, même si une PME ou un nomade n’envisage plus autre chose. Ne lésinez donc pas sur les moyens”, conseille Boris Motylewski, dirigeant de VeriSafe. Revue de détail des logiciels indispensables, qui feront de vous un nomade accompli : collaboratif, performant et sûr.

> 65% des salariés français travaillant dans un bureau se disent intéressés par le télétravail (source : Ipsos, 2016).

Dropbox : des données synchrones

Cet outil miracle permet d’accéder à tous ses dossiers à partir de n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone. Une fois son compte créé et ses dossiers rangés dans Dropbox, l’utilisateur travaille sur des documents présents à la fois sur le disque dur de son appareil et dans le cloud. Hors connexion, le nomade peut faire évoluer ses dossiers, qui seront mis à jour avec l’ensemble de ses appareils dès qu’il sera à nouveau en ligne. En cas de perte ou de vol de son ordinateur, il peut effacer ses données à distance. Et s’il souhaite se servir d’un ordinateur d’emprunt, le compte reste accessible grâce à un mot de passe. Autre point fort de la Dropbox: son partage ultrasimple dans le cadre d’un travail collaboratif.

Astuce. On peut y enregistrer les signets (favoris) de son navigateur pour les utiliser partout. Prix : version gratuite limitée. Version pro : à partir de 10 euros/mois et par utilisateur. dropbox.com

  • Oktay Tajahmady, manager chez Aneo, cabinet de conseil : “Nous partageons nos docs avec les clients.” Pas de hiérarchie pesante chez Anéo, une entreprise de 200 personnes. “Notre fonctionnement est très libre et chacun s’organise comme il l’entend, que ce soit en télétravail, chez les clients ou au bureau. A l’origine, nous avions des comptes Dropbox privés, mais nous avons vite adopté la version pro, qui comporte plus d’espace de stockage et autorise le partage de fichiers entre collaborateurs comme avec les clients. Avec ces derniers, nous faisons un usage immodéré de la fonction Paper. C’est une sorte de brouillon électronique, partagé et actualisé en temps réel, où chacun peut inscrire ses remarques et publier des photos.”

Slack : une messagerie collaborative

Cette solution pourrait bien faire disparaître les e-mails internes ! Slack est un système de messages instantanés destiné au travail collaboratif. L’application regroupe sur une seule plateforme plusieurs conversations classées selon les projets en cours, les départements, etc. En un clic, chacun intervient et peut joindre, par un simple copier-coller, des photos, PDF, etc. Il est aussi facile de créer des groupes confidentiels, où seules certaines personnes seront invitées à participer. Doté d’un puissant moteur de recherche, Slack permet de retrouver aisément des conversations lointaines ou même placées dans la corbeille.

Astuce. Slack s’utilise aussi bien depuis les ordinateurs de l’entreprise qu’avec un smartphone. Prix : version gratuite limitée. Version pro à partir de 6,25 euros/mois et par utilisateur. slack.com

Julie Desk : un secrétaire virtuel

Cette application gère la prise de rendez-vous par e-mails, comme le ferait un(e) assistant(e). Après un échange par e-mail avec un client, l’utilisateur en adresse une copie à Julie (l’avatar de l’outil) et lui demande, en termes usuels, de planifier un rendez-vous. Le logiciel se charge ensuite de tout : prendre contact avec votre interlocuteur, lui proposer des horaires et, selon sa réponse, fixer le moment de la rencontre. Un empêchement de dernière minute survient ? Il vous suffit de l’indiquer à l’appli pour qu’elle annule et fixe une autre date: elle peut décaler une réunion de plusieurs semaines. L’éditeur néerlandais Unit4 propose lui aussi une assistance virtuelle (Wanda). Mais, liée à un progiciel de gestion, celle-ci ne s’adresse encore qu’aux grands groupes.

Astuce. Julie Desk prend en compte les temps de trajet en fonction des moyens de transport utilisés. Prix : à partir de 100 euros/mois et par utilisateur. juliedesk.com

TeamViewer : un ordi toujours sous contrôle, même à distance

TeamViewer permet de prendre la main sur un ordinateur à distance, même lorsqu’il est éteint, grâce à la fonction Wake-on-LAN (le logiciel doit bien sûr avoir été installé au préalable sur les deux machines). Une ressource bien utile pour retrouver un dossier sur son ordinateur de travail lorsque l’on est à la maison. Et vice versa. De la même façon, on peut activer la fonction Remote Printing pour imprimer chez soi des documents restés au bureau. L’appli est utilisée pour de nombreux services, allant de l’assistance informatique à l’échographie à distance !

Astuce. Il est possible de connecter à distance jusqu’à 25 personnes au même ordinateur. Prix : gratuit pour un usage privé. Version pro : 579 euros pour 50 utilisateurs. teamviewer.com

ZED! : une cybervalise diplomatique

ZED! fonctionne un peu comme un fichier Zip, mais en bien mieux protégé. Téléchargeable sur le site du concepteur PrimX, il s’agit d’un dossier crypté où l’utilisateur rangera tous types de documents sensibles avant de les envoyer par e-mail, et en confiance, à un interlocuteur. Pour ouvrir à son tour le dossier, ce dernier devra se servir d’un mot de passe convenu d’avance avec l’expéditeur. Seul point faible de ce système, par ailleurs inviolable : il n’existe pas de fonction Mot de passe oublié pour les étourdis !

Astuce. Évidemment, ne transmettez pas le code par e-mail ! Faites-le plutôt par téléphone. Prix : gratuit pour deux interlocuteurs. Zed! pro à partir de 40 euros. Nombre d’utilisateurs illimité. primx.eu

Expensify : une gestion simple des notes de frais

Adieu les additions de restaurant qui se froissent au fond d’une poche et que l’on finit par égarer ! Expensify gère les notes de frais pour qu’elles ne représentent plus un encombrement, une perte de temps, voire une perte sèche. Smartphone ou tablette en main, l’utilisateur se connecte à l’application et photographie sa note de restaurant, sa facture d’hôtel, voire l’écran du GPS de son véhicule de fonction indiquant le nombre de kilomètres parcourus. L’application fait le reste : elle identifie le type de facture et son montant. Puis elle classe ces données dans des dossiers configurés à l’avance. Le service comptabilité n’a qu’à paramétrer le type de notes de frais prises en charge pour qu’un collaborateur soit remboursé dès le jour suivant.

Astuce. Le travailleur indépendant y trouve aussi son compte, puisque Expensify lui épargne le fastidieux classement des notes de frais et leur comptabilité. Prix : de 6 euros à 10 euros/mois et par utilisateur. expensify.com

  • Anne-Sophie Roessler, chargée de l’international chez Dataiku : “Une photo, un clic, et je suis remboursé.” Toujours par monts et par vaux, Anne-Sophie est une habituée des avions, des taxis, des hôtels… et des notes de frais. “Lorsque j’ai commencé à travailler au développement international de l’éditeur de logiciels Dataiku (valorisation du big data des entreprises), nous utilisions les anciens processus pour traiter nos notes de frais. Je devais remplir un nombre incalculable de fichiers Excel et, surtout, ne pas perdre les factures qui faisaient exploser les coutures de mon portefeuille. Il y a six mois, nous avons adopté Expensify. Cela a changé ma vie de voyageuse ! Désormais, je me contente de prendre les factures en photo. Elles sont transmises automatiquement au service comptabilité et je suis remboursée dès le lendemain. Je suis dispensée d’une organisation fastidieuse et j’ai surtout gagné un temps fou”

Skype : la référence de la vidéoconférence

Bien connu des voyageurs, Skype offre la possibilité de téléphoner et de converser de façon gratuite dans le monde entier, à condition que l’interlocuteur ait téléchargé l’appli et que la connexion tienne la route. On peut aussi appeler des numéros fixes, mais il faut alors prévoir un coût de communication. L’interface, simple et intuitive, permet de passer des appels vidéo de groupe et propose un service de messagerie instantanée. La version pro de Skype est un outil de visioconférence complet, qui autorise des réunions à distance regroupant jusqu’à 250 participants. L’organisateur accordera à ces derniers des droits similaires ou différents selon leurs responsabilités : simples spectateurs privés de parole, intervenants appelés à s’exprimer ou big boss capables de toutes les interventions !

Astuce. Avec Skype, faites défiler une présentation ou une vidéo sur laquelle chacun interagira à distance. Prix : gratuit pour un usage privé. Version pro : 4,60 euros/mois et par utilisateur. skype.com

A3com : la téléassistance en chair et en os

Parce que rien ne remplace la voix et les capacités humaines, A3com propose un service (sérieux) d’assistance téléphonique, ouvert en permanence. Des assistantes bilingues gèrent les appels et les e-mails, font le tri parmi les coups de téléphone reçus (50% sont improductifs), classent et établissent un compte rendu journalier pour le manager, dont elles gèrent aussi l’emploi du temps et les urgences.

Astuce. D’autres sociétés qu’A3com offrent des services semblables. Pour les tester, appelez-les un lundi matin à 10 heures. Si votre attente excède cinq minutes, oubliez-les ! Prix : 20 euros/mois et utilisateur + 1,30 euros en moyenne par appel géré. a3com.fr

  • Yoni Maruani, dirigeant de Onegooddeal : “J’ai gagné du temps et de l’efficacité.” Trop de coups de fil dans sa boutique parisienne gênaient le travail de Yoni Maruani. “En déléguant la gestion des e-mails et du téléphone, nous avons gagné en l’efficacité. Avec A3com, nous avons défini des procédures à suivre selon les types d’appels. Je reçois un compte rendu chaque jour et je suis alerté en cas d’urgence. Cela me coûte entre 600 et 1.000 euros par mois, mais désormais je me consacre à mon métier : la commercialisation de vélos et de trottinettes électriques.”

Avast : un virus killer

Tous les grands antivirus proposent à peu près le même niveau de protection, mais Avast reste le chouchou des Français (22 millions d’utilisateurs dans l’Hexagone). Les détenteurs d’un ordinateur un peu poussif lui reprocheront sa lourdeur, qui peut ralentir un vieux PC. Les autres se féliciteront de la fréquence des mises à jour. Si vous êtes indépendant, elles se font lors d’une connexion à Internet. Si vous êtes salarié d’une société, elles s’effectuent sur un serveur. Les nomades vérifieront que leurs différents portables ont bien accès aux mises à jour dans le cloud. Sinon l’antivirus risquerait de devenir obsolète lors d’un déplacement… et leur ordinateur vulnérable.

Astuce. Vous ne jurez que par les produits Apple ? Optez plutôt pour l’antivirus Intego. Prix : version de base gratuite. Version pro : 50 euros/poste/an. avast.com, intego.com

Adbackup : le gardien de vos dossiers

Adbackup a un petit côté Fort Knox. Les documents des utilisateurs sont sauvegardés en ligne tous les jours, dans des centres d’hébergement hautement sécurisés et implantés sur le sol français. Ils sont ainsi à l’abri de tous les types d’attaques, que ce soit par Ransomware ou par virus. Oodrive, l’éditeur de la solution, est en bonne voie d’être agréé par la très sévère Anssi (Agence nationale de sécurité des systèmes d’information). Rassurant, non ?

Astuce. En cas de vol ou de perte de l’ordinateur, il suffit d’entrer son login et son mot de passe sur son compte Adbackup pour récupérer ses données sur un nouvel appareil. Prix : 25 euros/mois et par utilisateur. oodrive.fr

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