Dans les nouveaux locaux de cette agence parisienne, tout le monde aime se retrouver et venir travailler : les collaborateurs bien sûr, mais aussi les clients, les partenaires et même les voisins !
Les associés de Chaikana, une agence spécialisée dans la communication et le conseil, ont eu envie de déménager et de construire un lieu de travail à leur image… Et qui soit également pensé pour le bien-être de leurs 35 salariés. Leur méthode, en cinq temps forts.
#1 Être précis et ambitieux dans les critères de recherche
Les raisons du déménagement ? Des locaux étroits, des baux qui arrivaient à terme et « qui ne correspondaient plus à ce que nous étions devenus. Nous avons donc défini des critères précis sur ce que nous recherchions », explique Cécile Carimalo, directrice associée et copilote de ce projet. Des exigences tellement précises que les recherches ont nécessité huit mois, bien que la société ait fait appel aux services d’une agence immobilière spécialisée. Quarante visites plus tard, retour au lieu de prédilection : le quartier Montorgueil à Paris, où se situait déjà l’un des bureaux. « Nous avons privilégié le côté pratique et vivant des lieux, accessibles par les transports en commun et, surtout, avec la présence de commerces de proximité », précise la jeune femme.
Au final, les associés n’ont renoncé à rien pour obtenir un résultat qui correspondait à leurs attentes. Démarrés en juillet 2015, les travaux – deux appartements à réunir en un seul – ont permis à l’équipe de s’installer dans les lieux au mois de décembre suivant. « C’était un vrai challenge à relever puisque les baux de nos anciens locaux prenaient fin à cette période ! », se remémore-t-elle.
#2 Choisir un prestataire qui partage les mêmes valeurs
Deux des quatre associés – deux femmes – se sont auto-désignés comme “chefs de projet” pour suivre l’avancée du chantier. « Il nous fallait rester en contact avec le terrain pour ne pas nous déconnecter de la réalité », explique Cécile Carimalo. Deux salariées volontaires – la responsable des moyens généraux et une des chefs de projet – ont cherché le prestataire idéal : Artdesk, spécialisé dans l’aménagement intérieur. « Nous l’avons repéré en lisant la presse et en écoutant la radio. Nous partagions exactement les mêmes valeurs. Ce qui était important pour concrétiser nos envies, » insiste l’entrepreneure.
#3 Faire participer les collaborateurs à l’aménagement des lieux
L’une des clés de la réussite du projet a été d’impliquer les collaborateurs dans la phase de définition de leurs besoins pour créer un lieu à leur image. « Nous avions besoin de recenser et de comprendre tous les usages de l’agence », précise Cécile Carimalo. Les associés ont donc organisé un séminaire d’une journée, avec l’ensemble des collaborateurs et Artdesk, le prestataire, pour un brainstorming afin qu’ils imaginent leur lieu de travail idéal. Des entretiens individuels avec chaque collaborateur a permis de cerner leurs besoins. « Grâce à cet audit, nous avons pu imaginer un cadre de travail où tout serait plus fluide, mieux adapté à nos usages et plus convivial », indique Nathalie Lelong, directrice associée, également copilote du projet. Résultat : les équipes ont demandé à disposer d’espaces au calme pour pouvoir se concentrer, d’espaces plus ouverts pour co-créer et d’autres pour travailler en synergie. Cette réflexion collective a débouché sur la mise en place de “boudoirs” pour s’isoler et passer des coups de téléphone, de salles de réunions pour créer, un revêtement acoustique, une cuisine ouverte, un grand espace pour travailler ensemble et faciliter la communication … « Nous voulions surtout que chacun de nos employés puisse se sentir comme chez lui, qu’il trouve des conditions de travail adaptées et qu’il bénéficie du meilleur du collectif sans le subir », résume Cécile Carimalo.
#4 Organiser une cérémonie de remise des clés
Une fois par semaine, un débriefing a été organisé et une newsletter envoyée à l’ensemble des collaborateurs pour les tenir informés de l’avancée des travaux. Pour permettre à chacun de s’approprier les lieux, les associés ont organisé une visites des locaux : remise de clés individuelles à chacun, petit déjeuner, distribution du guide du savoir-vivre ensemble afin de “faciliter la cohabitation en communauté”.
#5 Organiser une “crémaillère” géante
Une immense crémaillère de dix jours a été organisée, à laquelle les clients, les partenaires et même les voisins et les commerçants du coin ont été conviés ! « Passait qui voulait à toute heure de la journée pour découvrir les lieux, papoter avec l’équipe, prendre un café… Certains soirs, cela durait jusqu’à minuit », se souvient Cécile Carimalo qui s’étonne encore du succès.
#6 Offrir un lieu de travail aux clients et partenaires
Depuis, les clients passent régulièrement à l’agence, pour rendre visite, demandant même parfois s’ils peuvent réserver une salle de réunion et rester travailler. Désormais, ces derniers tout comme les partenaires sont accueillis dans la bibliothèque, un endroit central, parmi les plus cosy de l’agence. « C’est un lieu d’accueil pour nos clients qui recherchent ce supplément d’âme » poursuit-elle, avant d’ajouter : « Nous ne pensions pas que ces nouveaux bureaux auraient tant d’impact sur notre qualité de vie au travail ! »
Tant et si bien que les salariés “nomades” viennent plus souvent travailler à l’agence depuis l’emménagement. « À l’heure où le nomadisme est sur toutes les lèvres, ce constat pose la question des vraies motivations de ce nouveau mode de travail », analyse, l’air de rien, Cécile Carimalo.
Avec business.lesechos.fr
