Deuxième poste de dépense de l’entreprise après les salaires, le coût de l’hébergement de l’entreprise influence considérablement le compte de résultat et est depuis plusieurs années regardé à la loupe par les chefs d’entreprise. Déménager offre bien des avantages : meilleurs conditions de travail, accompagnement de la croissance de l’entreprise, rationalisation des coûts ou réunion de sites et de collaborateurs etc. Mais son succès demande une organisation sans faille et une gestion au cordeau étape par étape.
Etape 1 : Préparer et annoncer le déménagement
Quelques chiffres issus de l’Observatoire BureauxLocaux.com :
• 60% des entreprises à la recherche de locaux souhaitent que leur projet aboutisse dans les 3 mois
• 70% des demandes de devis auprès des prestataires de déménagement concernent des projets à moins de 3 mois.
Selon la taille de l’entreprise, il faudra de 1 à 6 mois pour organiser le déménagement. La première étape consiste à informer les collaborateurs et organiser l’implication du management dans le projet. Recueil des besoins, remontée des questions et préoccupations, validation des plans… le management est le relais indispensable de la direction et l’amortisseur des conflits potentiels.
Evènement anxiogène qui impacte directement les salariés dans leur vie personnelle (accroissement potentiel du temps de trajet, etc.), le déménagement peut être la source de désorganisation et d’une baisse de la productivité qu’il faut prévenir.
Dans tous les cas, il est obligatoire de prévenir le CE et le CHSCT, si la taille de l’entreprise requiert la présence de ces instances. Si cela est possible, la constitution d’une « équipe-projet » intégrant les représentants du personnel est un plus.
Evidemment, le préavis sera donné dans les délais au bailleur actuel.
Etape 2 : Concevoir les outils de travail indispensable, le cahier des charges et le plan d’implantation
Le cahier des charges du déménagement est la « Bible » du déménagement. Il concentre à la fois la « raison d’être » du déménagement (pourquoi déménage-t-on ? quels sont les besoins en surface, infrastructures, etc ?), le planning et les besoins identifiés pour lesquels le recours aux prestataires de déménagement mais aussi d’aménagement va être nécessaire.
Le plan d’implantation est primordial : il doit circuler entre les services de manière à ce que chaque équipe puisse se projeter et apporter sa contribution à son futur bureau. Un aménagement « participatif » permet de responsabiliser tous les collaborateurs et d’éviter les réprimandes a posteriori. Selon la taille de votre entreprise, vous aurez déjà recours à un spécialiste du déménagement pour réaliser et modifier ce plan d’implantation.
Attention : pour éviter les mauvaises surprises au moment de la préparation du déménagement, il est important de vérifier les plans dès les visites de biens afin de permettre une comparaison objective et projetée.
Etape 3 : Choisir les prestataires selon vos besoins
Le recours à un spécialiste du déménagement qui coordonne l’ensemble de la prestation de plan, de déménagement et d’aménagement, peut s’avérer utile selon la taille de l’entreprise et la complexité du déménagement. Dans ce cas, les clauses de résultat, pénalités de retard, assurances en cas de vol ou de casse seront à regarder de près.
La plupart du temps, les entreprises ont cependant recours à une entreprise de déménagement qui récupère les éléments à déménager en un point A dans les locaux d’origine et les redépose en un point B dans les futurs locaux. Dans ce contexte les collaborateurs sont à la manœuvre et leur temps effectif de travail se trouve grevé par le temps de préparation du déménagement.
Il est par ailleurs prudent de prévoir un délai de travaux (peintures, réparations etc.) et d’installation des services informatiques, de téléphonie, etc. dans les nouveaux locaux avant de faire arriver les cartons et les collaborateurs.
Etape 4 : Faire le grand ménage du déménagement (tri, organisation etc…) et effectuer les travaux
Déménager est l’occasion de trier, faire du vide et repenser son organisation à la fois au niveau de chaque collaborateur mais aussi à l’échelle de l’entreprise. Le tri est une phase sensible qui nécessite d’anticiper les besoins en évacuation des déchets et sécurisation des cartons de déménagement. L’identification (souvent par étiquetage) des cartons est également clé pour garantir le moins de pertes possible.
Attention : selon les cas il pourra être nécessaire de prévoir des travaux de remise en état des locaux que vous quittez. Un poste qui peut être plein de surprises et doit être pris en compte dès le départ.
Déménager, un investissement d’avenir
Au-delà d’être un moment charnière dans la vie d’une entreprise, le déménagement est un véritable investissement d’avenir. Mobilisateur de temps, c’est aussi un coût de l’ordre de 100 à 200 € par poste, sans compter les surcoûts dus notamment au déménagement des infrastructures informatiques et sensibles. Des éléments qui rendent absolument indispensable de comparer les offres et faire jouer la concurrence mais aussi d’être parfaitement accompagnés dans sa recherche de locaux par des professionnels de l’immobilier d’entreprise qui intègrent dans leurs conseils la problématique du déménagement.
avec challenges
