Enfin, depuis quelques mois, nous pouvons proposer à nouveau des évènements. Nous nous sommes rendu compte de l’importance des échanges, des rencontres. Les périodes de confinements ont donc été propice à une nouvelle vision de notre stratégie de communication. Proposer à vos clients ou partenaires un évènement professionnel peut booster l’image de votre entreprise… s’il est bien organisé ! 10 étapes pour mettre en place un évènement qui restera dans les esprits !
Définir le public visé et le thème
Rien ne sert de rentrer dans le vif du sujet de l’organisation tant que vous n’aurez pas défini précisément à qui il s’adresse et pourquoi. Quelle image souhaitez-vous donner de votre entreprise et auprès de quel public ? Ces réponses vont orienter tous les choix que vous allez faire par la suite. Une fois cela défini, déterminez quel type d’évènement vous comptez organiser (petit-déjeuner, conférence, webinaire, salon, évènement VIP, soirée networking…). Vient maintenant le moment de trouver un thème pour un évènement. Ce thème doit en quelque sorte être une réponse à une question que se pose à ce moment précis votre public. Attention à ne pas prendre un thème déjà trop « tendance » et sur lequel il y a déjà à peu près 5 conférences par mois !
Fixer la date
Trouver une date qui puisse convenir à un maximum de personnes est un enjeu crucial dans la réussite de votre évènement. Pour définir cette date idéale, il faut respecter quelques règles. Ne placez surtout pas votre évènement lors des vacances scolaires ou sur un jour de pont car personne ne sera disponible. Essayez au maximum de fixer la date un mardi ou un jeudi. Point important : dès qu’une date semble se profiler, vérifiez bien qu’aucun autre évènement du même secteur n’a lieu le même jour dans la région. Lorsque la date est trouvée, il ne vous reste plus qu’à définir l’horaire : de préférence de 18h à 19h30 pour une conférence, à partir de 18h30/19h pour une soirée networking, plutôt le matin pour une conférence de presse, sur toute la journée pour un colloque, vers 17h, pour un évènement en interne…
Réserver une salle
Attaquez-vous le plus en amont possible à la réservation de la salle. Portez votre choix sur une salle bien desservie par les transports, pour ne donner aucune bonne excuse à vos invités de ne pas participer ! Choisissez une salle qui reflète l’image que vous souhaitez véhiculer : haut de gamme, décontractée, décalée, tendance, institutionnelle… Et veillez bien à en trouver une dont la capacité correspond au nombre de participants que vous souhaitez inviter. Une salle trop grande, donc peu remplie, donnera l’image que votre évènement est raté, que personne n’est venu. À l’inverse, une salle trop petite et donc trop surchargée rendra l’évènement très désagréable pour les participants et pointera votre manque de professionnalisme. Enfin, choisissez une salle dont l’architecture convient à ce que vous souhaitez en faire : y a-t-il la possibilité de placer une scène ? La salle peut-elle accueillir un coin buffet ?…
Trouver le bon intervenant
Le choix des intervenants qui prendront la parole est un enjeu fort pour la réussite de votre évènement. Ce sont souvent ces intervenants qui motiveront vos invités à participer. Personnalité célèbre, expert, chef d’entreprise, conférencier professionnel, sportif, représentant de l’état… le choix est vaste ! Attention, si vous ne vous y prenez pas très en avance (presque un an en amont pour certains), vous risquez de n’essuyer que des refus. Une fois que les intervenants sont définis, préparez-bien leurs interventions avec eux (objectifs de l’intervention, timing, besoins techniques…). Cette préparation aussi sera une des clés de la réussite de l’évènement.
Inviter les participants
Si votre nombre d’invités est assez réduit, envoyez à chacun un carton d’invitation. Procédez de la sorte de toute façon pour les « VIP ». Pour des évènements à cibles plus larges, préférez l’envoi d’e-mails, et même la diffusion d’annonces dans les médias ou dans les newsletters. Vous pouvez commencer assez en amont par envoyer un « save the date » accrocheur qui préviendra juste de la tenue de l’évènement sans en donner les détails. Environ un mois à deux semaines avant l’évènement, envoyez une vraie invitation contenant les détails du lieu et du programme. Enfin, la veille du jour J par exemple, relancez les invités par téléphone ou par une confirmation d’inscription par e-mail.
Choisir un traiteur
La qualité du buffet servi influera beaucoup sur l’impression générale que vos participants garderont de l’évènement. Choisissez un bon traiteur, dont les produits servis sont en accord avec le ton de l’évènement et surtout n’oubliez pas les mets sans gluten ou bio : très haut de gamme, original, à thème… Attention à prévoir suffisamment de nourriture !
écrire le scénario de l’évènement
Un peu comme pour un film, vous devrez rédiger une trame la plus précise possible du « scénario » de l’évènement. Qui prend la parole à quel moment ? Quels éléments techniques sont à prévoir, quand ? Aura-t-on besoin d’accessoires ?… Passez en revue tout le déroulement de l’évènement, dans chaque détail. Et essayez d’imaginer tous les problèmes et imprévus qui pourraient arriver. Pensez à des goodies à l’image de votre marque qui pourront être offerts aux invités lors de l’évènement.
Faire les repérages
Visitez la salle pour anticiper tous les aspects techniques et réfléchir aux besoins en équipement et en signalétique. Si possible, organisez une répétition générale de l’évènement pour caler tous les derniers petits détails auxquels vous n’auriez pas pu penser sans être sur les lieux. Vérifiez que tout est bien compris par les membres de la régie audio et vidéo.
Régler les derniers détails
Prévoyez des badges pour chaque participant, cela rendra leur identification plus aisée. Réfléchissez à un système permettant de délivrer rapidement ces badges aux invités lorsqu’ils arriveront : la fluidité de l’accueil donnera tout de suite une bonne impression aux participants. N’oubliez pas de réserver des places pour les invités VIP. Briefez les hôtesses d’accueil pour qu’il n’y ait pas de flottement lors du rush de l’évènement.
Gérer l’après évènement
Tout s’est bien passé ? Parfait ! Mais votre travail ne s’arrête pas là… Envoyez un e-mail de remerciement accompagné d’un compte-rendu aux participants le lendemain de l’évènement. N’oubliez pas de publier le compte-rendu accompagné de photos sur votre site Internet.
Avec DynamiqueMag
