Vous courez après le temps ? Ces techniques, affublées de noms souvent ésotériques, prétendent fixer un cadre au sein duquel votre emploi du temps cessera de déborder de toute part. Les points forts et faibles de ces méthodes à appliquer au travail et dans la vie perso.
Les méthodes de gestion du temps sont innombrables et chacune a ses avantages et ses inconvénients. Certaines conviennent à des tempéraments ou à des types de tâches précis. D’autres exigent rigueur et persévérance ou visent au contraire à apprivoiser votre indiscipline et à canaliser votre inclination pour le désordre créatif. Afin d’y voir plus clair, nous avons décortiqué cinq méthodes éprouvées. Complémentaires, elles sont de surcroît applicables à tous les domaines de votre vie.
1 – LA MATRICE D’EISENHOWER : RIEN QUE L’IMPORTANT
Un classique de la gestion du temps ! Le président américain David Eisenhower divisait les tâches en quatre cadrans : «urgentes et importantes», «importantes mais pas urgentes», «pas importantes mais urgentes», «pas importantes et pas urgentes». La clé de la méthode est tout entière contenue dans la définition des mots «urgent» et «important».
Est urgent ce qui peut être caractérisé en termes de risque : la tâche doit être traitée sur-le-champ pour éviter de s’exposer à un danger imminent ou de louper une opportunité. Est important ce qui contribue directement à vos objectifs et aux missions essentielles à votre travail.
La bonne stratégie consiste à traiter très vite la première catégorie, puis à privilégier les tâches «importantes mais pas urgentes» en planifiant vos actions de la journée ou de la semaine. Ne reste plus, ensuite, qu’à déléguer les autres. En vous concentrant sur ce qui fait le cœur de votre travail, vous donnez de l’oxygène à votre emploi du temps.
Les points forts :
Clarifie les priorités. Incite à traiter moins de tâches en mode «Au feu, les pompiers !». Apporte de la sérénité face aux sollicitations. Permet de relativiser la notion d’urgence (les tâches urgentes mais pas importantes passent au second plan).
Les points faibles :
Pas toujours facile à apprivoiser. Efficace surtout à court terme (semaine ou mois).
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LE 2-20-2-2 : LA PLANIFICATION POUR LES NULS
Votre supérieur vous assaille de demandes tous azimuts ? Voici une technique archi-simple pour l’éblouir par votre efficacité… ou le renvoyer – poliment – dans ses cordes. L’idée consiste à planifier votre emploi du temps en fonction de la durée approximative de chacune des tâches requises.
Si une action réclame deux minutes, faites-la sans attendre. Si elle nécessite vingt minutes, attendez d’avoir terminé ce que vous avez déjà sur le feu. A partir de deux heures, faites préciser par votre N+1 une date de rendu et programmez-la dans votre to-do list… ou négociez un allégement de la tâche. Enfin, s’il faut deux jours pour l’accomplir, suggérez-lui une révision de vos priorités, le temps de régler cette urgence.
«Le premier type de tâche permet de gagner du temps. Mieux vaut agir vite que perdre son temps à négocier un refus ou un délai pour une action qui ne prend que deux minutes. Pour les actions plus longues, le gain de temps repose sur votre capacité de négociation», explique Pascale Bélorgey, manager de l’offre efficacité professionnelle chez Cegos et initiatrice de la méthode.
Les points forts :
Structure rapidement la réflexion en cas de surchauffe au travail. Évite de se disperser pour faire plaisir à son boss. Assure des séquences homogènes de travail.
Les points faibles :
N’intègre pas l’urgence. Oblige parfois à bousculer ses priorités.
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3 – LE «GETTING THINGS DONE» : L’ASSURANCE DE NE RIEN OUBLIER
La méthode tendance du moment propose de gérer ses activités… sans stress. Préconisée par le consultant américain David Allen, elle s’inspire de procédés déjà connus et se déroule en cinq étapes.
1/ Capturer : notez tout ce que vous avez à faire en centralisant l’information sur un seul support (carnet, logiciel, listes de projets…).
2/ Clarifier : précisez vos objectifs, en posant systématiquement la question de la première tâche à effectuer – «Par quoi dois-je commencer, concrètement, pour organiser tel événement, atteindre tel but, me former à…?»
3/ Organiser : à présent en possession d’une liste de 60 à 100 actions, réparties par projets, avec des échéances, vous devez les classer par supports d’exécution (téléphone, ordinateur, email, etc.) et les programmer dans votre agenda.
4/ Réviser : faites un point hebdomadaire sur vos listes de tâches (10 à 12 en moyenne), en analysant vos échecs et en anticipant la suite sur quinze jours.
5/ Prioriser : traiter les actions à effectuer selon le temps qu’elles exigent. Vous pouvez par exemple utiliser la méthode numéro 2, celle du 2-20-2-2 !
Les points forts :
Passe en revue tout type d’action, même infime. Libère l’esprit en n’éludant aucun problème : «Quand une chose est en souffrance, ce n’est pas elle qui souffre, mais vous», écrit David Allen.
Les points faibles :
Définir le contenu de votre travail prend du temps : prévoyez deux fois vingt minutes par jour. Méthode un peu lourde à gérer au début (mais on s’y fait rapidement !). Exige rigueur, persévérance et surtout régularité, en particulier dans la révision hebdomadaire de vos listes.
4 – LES TROIS ÉTATS DE LA MATIÈRE : L’ART DE PRÉVOIR L’IMPRÉVU
Selon les adeptes de cette méthode, une journée de travail se répartit par tiers, entre activités solides, liquides ou gazeuses, qu’il s’agit de combiner au mieux.
Les activités solides, répétitives et sans surprise, sont la base de l’édifice : traitement du courrier, réunion hebdomadaire du service… La planification en sera rigide. Les activités liquides, connues et quantifiables, peuvent, elles, se glisser à des moments divers, en continu ou par tranches : contrôles, analyses statistiques, préparation de réunion… La planification en sera flexible.
Quant aux activités gazeuses, imprévisibles et expansives, elles surgissent inopinément et ne sont donc pas planifiables : coups de fil, confidences, panne informatique… L’objectif est de les anticiper afin d’en réduire l’impact et de les contenir. «Le manager peut rigidifier des activités gazeuses, en réservant sur son agenda du temps non affecté», suggère Daniel Ollivier, dirigeant de Théra Conseil. Un bon compromis entre rigueur et souplesse.
Les points forts :
Incite à analyser et à équilibrer ses activités. Endigue les excès de rationalité.
Les points faibles :
Favorise la procrastination sur les activités gazeuses.
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5 LA MÉTHODE POMODORO
Pour Laurent Billon, manager à la Société générale, «cette méthode décuple ma concentration». «Pomodoro évoque le minuteur de cuisine en forme de tomate. On travaille par séquences de 25 minutes, séparées par des pauses de 5 minutes. La quatrième séquence est suivie d’une pause, de 15 à 20 minutes, le tout chronométré par une appli. J’utilise Pomodoro dans le télétravail, une fois par semaine. Sur les sujets adaptés à la méthode, comme le reporting, j’ai doublé ma productivité.»
Le point fort :
Efficace pour le travail concret à mener en solo : réaliser un slide, écrire un e-mail, produire un rapport.
Le point faible :
Ne se prête pas à une utilisation en open space, en raison des interruptions, ni au travail en groupe.
