Les registres obligatoires sont contraignants à actualiser, et en décalage avec le quotidien des entrepreneurs. Le recours au numérique peut cependant simplifier et clarifier leur gestion
Dans le quotidien d’un entrepreneur, la paperasse occupe toujours beaucoup trop de place. Parmi les démarches administratives obligatoires, la tenue des registres du personnel s’impose très vite. « Toute entreprise a l’obligation de tenir et mettre à jour un registre unique du personnel, et ce, dès le premier salarié, » rappelle Anne-Lise Castell, juriste et rédactrice aux Editions Tissot. « Cette obligation, l’une des premières pour un chef d’entreprise, est bien souvent méconnue ou négligée.»
En décalage avec le quotidien des entrepreneurs
Pour ce seul registre unique du personnel, le chef d’entreprise doit faire consigner une bonne vingtaine de mentions par salarié : emploi, qualification, entrée et sortie de l’entreprise, nature du contrat, autorisation de travail pour les étrangers … « Même les intérimaires doivent y figurer, bien que leur véritable employeur soit une société d’intérim, » signale Anne-Lise Castell. Depuis la loi du 10 juillet 2014, les stagiaires doivent figurer dans une section séparée du registre unique du personnel. « Ce qui n’est pas toujours fait », observe Anne-Lise Castell. Les informations doivent être modifiées à chaque mouvement de personnel, et tenues à disposition des délégués du personnel, des inspecteurs du travail et de la Sécurité sociale. Le registre doit enfin être conservé cinq ans à compter de la date où « le » salarié a quitté l’établissement … autant dire indéfiniment, à mesure que l’entreprise embauche et licencie !
Au registre unique du personnel s’ajoutent d’autres registres obligatoires, en fonction de la taille de l’entreprise : droit d’alerte des représentants du personnel au Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT), délégués du personnel, repos hebdomadaires particuliers, consignation des alertes en matière de santé publique et d’environnement … « Ces registres obligatoires, historiquement tenus sur du papier, sont contraignants à actualiser et en décalage avec le quotidien des entrepreneurs, » souligne Maximilien Clayton, cofondateur de Legibox, start-up française membre du groupe Papeterie Financière, qui propose une solution en ligne pour la tenue de registres sociaux obligatoires. Selon Legibox, environ 60% des TPE et PME tiennent leurs registres du personnel sur du papier.
Des solutions pour simplifier et clarifier la gestion
Le report systématique et scrupuleux de chacun des mouvements du personnel, dans l’ordre des embauches, est une tâche d’autant plus fastidieuse et négligée, surtout dans les petites structures où le roulement du personnel est important, dans la restauration et l’hôtellerie, par exemple. Tant qu’il n’y a pas de contrôle, tout se passe bien. « Mais lorsque l’inspecteur du travail se présente, le chef d’entreprise doit être en mesure de lui présenter sur le champ les registres obligatoires, » rappelle Anne-Lise Castell. Manquer à cette obligation peut coûter cher. Le défaut de présentation de registre est sanctionné d’une amende de 4ème classe – jusqu’à 3.750 euros par salarié concerné. « Mieux vaut donc ne pas prendre de retard dans la mise à jour, ni oublier de mentionner les stagiaires, » conseille Anne-Lise Castell.
« Dans une PME, il n’est pas rare qu’une seule personne centralise la mise à jour de l’ensemble des registres obligatoires, en général le comptable ou l’assistante de direction, » rapporte Maximilien Clayton. « Le recours au numérique peut simplifier et clarifier leur gestion. » A condition que, comme sur le papier, les mentions soient inscrites de façon indélébile. « Le dirigeant de l’entreprise peut théoriquement déléguer la tenue de ses registres à son expert-comptable, mais ceci n’est pas possible lorsqu’ils sont en papier, ces documents ne devant jamais sortir de l’entreprise, » souligne Maximilien Clayton. «Une version numérique permet l’intervention directe de l’expert-comptable, via un identifiant. »
avec lesechos
