Source d’opportunités pour l’entreprise et de fierté pour les collaborateurs, les voyages d’affaires exigent une bonne préparation avant le départ afin de rester productif et connecté.
Les voyages d’affaires ont beau être devenus moins fréquents depuis la crise sanitaire, ils n’en ont pas disparu pour autant. Rien de surprenant à cela : les meilleures technologies du monde ne remplacent pas la valeur d’un échange en face à face, que ce soit pour rencontrer un nouveau client, renforcer les liens avec les collaborateurs ou même acquérir de nouvelles compétences.
Si les déplacements professionnels sont un excellent moyen de booster l’activité des entreprises, ils n’en restent pas moins une source de fatigue et de stress. Ressources limitées, horaires décalés, sommeil de moins bonne qualité, éloignement d’avec ses proches : autant de raisons qui empêchent souvent de faire rimer voyager avec productivité – sauf si vous vous préparez de manière optimale et adoptez des méthodes agiles.
- Ayez les bons outils
La technologie peut être votre meilleure alliée, à condition de disposer des bons outils digitaux. Plutôt que de vous laisser déborder par les notifications de votre agenda, organisez vos réunions à l’aide d’une solution de gestion des réunions. Vous saurez ainsi exactement quelles sont vos priorités, et pourrez accéder à toute la documentation nécessaire pour vous préparer. En outre, les bonnes solutions de gestion des réunions fonctionnent aussi bien en ligne que hors ligne. Plus besoin de vous inquiéter de trouver une connexion Wi-Fi : vous pouvez travailler aussi bien pendant votre trajet qu’en escale, en toute agilité.
- Préparez votre itinéraire de voyage
Inutile de perdre un temps précieux à chercher l’adresse exacte de votre hôtel ou des bureaux de votre client. Préparez un document qui synthétise l’ensemble de votre voyage : vos horaires de vol ou de train, vos numéros de réservation, les adresses où vous devez vous rendre (accompagnées, éventuellement, de leurs coordonnées GPS si vous louez une voiture), ainsi que les numéros que vous pourrez contacter en cas d’urgence.
- Restez connecté
Selon vos obligations professionnelles, vous pourriez avoir des difficultés à communiquer avec vos équipes restées au bureau. Avant votre départ, pensez à clarifier les priorités avec vos collaborateurs et à réaménager votre agenda. Supprimez, par exemple, les réunions auxquelles vous n’assisterez pas en désignant une personne pour vous représenter. Pensez également à déléguer certaines responsabilités le temps de votre déplacement, et indiquez dans votre email automatique quelles sont les personnes à contacter pendant votre absence en fonction du type de demande.
- Soyez productif pendant votre trajet
Combien de fois par semaine vous arrive-t-il de disposer de plusieurs heures de travail ininterrompues ? Aucune ? Profitez de votre voyage pour prendre le temps de passer en revue les documents et les rapports que vous n’avez généralement que le temps de survoler. Revenez tranquillement sur les comptes-rendus de réunions passées et les actions décidées. En bref, profitez d’être dans les airs pour prendre littéralement de la hauteur sur les projets en cours et avoir une vue d’ensemble des opérations.
- Aménagez-vous un espace pour travailler à distance
Si certaines personnes sont capables de se concentrer n’importe où, beaucoup ont besoin d’un espace dédié pour être dans de bonnes conditions pour travailler. Lors de vos voyages d’affaires, aménagez-vous un espace de travail dans lequel vous pourrez être productif. Ce peut être un bureau dans votre chambre, ou un coin calme dans le lobby de l’hôtel. Disposer d’un espace aidera votre esprit à se mettre en mode « travail »
